Cómo exportar sus contactos de Outlook

Copia de seguridad sin conexión de sus contactos de Outlook

En ausencia de la sincronización de contactos de Outlook con el servidor o los servicios de la libreta de direcciones, la gente pensaría en exportar sus entradas de contactos a archivos vCard (archivos .vcf), .csv, .pst o Excel. Si sólo trabaja con Outlook, entonces se recomienda exportarlos a archivos .pst para obtener el mejor resultado de importación en el futuro. Sin embargo, los usuarios probablemente exportan contactos de Outlook para su uso en otras aplicaciones o importaciones de bases de datos. El método .csv no es una buena opción porque los caracteres de idioma extranjero en los contactos se dañarán después de exportar. Por lo tanto, la mejor y más compatible forma de exportar es utilizando el método vCard.

Power Toys para Outlook

La gente de EVO ha vuelto a hacer algunos útiles complementos de Outlook después de EVO Collaborator for Outlook. Se llaman Power Toys for Outlook. Esta colección de complementos incluye una buena herramienta de exportación de contactos de Outlook. Hay 5 maneras en que Power Toys para Outlook exporta contactos de Outlook:

1. Exportar contactos como vCards (Outlook VCARD 2.1) – Esto es igual que Guardar como de Outlook excepto que Outlook sólo puede guardar una vCard por operación. PTO es capaz de guardar toda la carpeta de contactos de una vez.

2. Exportar contactos como vCards (VCARD 3.0) – Esto es igual que #1 excepto guardando vCards como formato VCARD 3.0.

3. Exportar contactos en una sola vCard (VCARD 3.0) – Puesto que el protocolo vCard es capaz de almacenar múltiples contactos en un solo archivo, PTO ahorra la molestia de administrar cientos o incluso miles de archivos vCard.

4. Exportar contactos como un Documento Excel – PTO le permite mostrar todos los contactos de Outlook en un archivo Excel para una mejor visualización con ramificaciones en casi todos los campos comúnmente usados en las entradas de contacto de Outlook.

5. Exportar contactos en una vCard (para Thunderbird) – En realidad, los archivos vCard de Outlook tienen leves problemas de compatibilidad si los fuera a importar a Thunderbird. PTO hace algunos retoques finales para perfeccionar los archivos vCard exportados para que la importación de Thunderbird se realice sin problemas tal y como se esperaba.

He aquí una guía general para exportar sus contactos de Outlook:

1. Descargue Power Toys for Outlook desde el sitio web oficial de EVO.

2. Cierre Outlook y ejecute setup.exe con privilegios de administrador.

3. Abra Outlook y haga clic en la franja de Power Toys en la parte superior.

4. Haga clic en Exportar contactos.

5. Seleccione su carpeta de contactos de Outlook.

6. Haga clic en uno de los 5 tipos de exportación.

7. Aparecerá una carpeta creada por fecha mostrando todos los archivos vCard en consecuencia.

Como puede ver, exportar contactos de Outlook se convierte en algo tan fácil como decir 1-2-3.

¿Cómo hacer auto BCC en Outlook?

En el trabajo, escribimos muchos correos electrónicos cada día. Cuando algunos destinatarios deben recibir una copia (CC), Outlook proporciona una función de Reglas y Alertas, que realiza un reenvío automático de mensajes a una lista de personas bajo ciertas condiciones. Sin embargo, esta función puede no satisfacer nuestras necesidades de enviar una copia oculta (BCC) a destinatarios que no se supone que sean revelados en la circulación del correo.

Para lograr esta tarea de auto bcc, necesitamos implementar códigos VBA o usar una herramienta de complemento de Outlook de terceros. Creo que es demasiada molestia hacer la codificación, así que prefiero utilizar un complemento de Outlook. Una de las funciones de Power Toys for Outlook es auto bcc por usted. Es bastante simple y los pasos son los siguientes:

Power Toys para Outlook

1. Descargue Power Toys for Outlook desde el sitio web oficial de EVO.

2. Cierre Outlook y ejecute setup.exe con privilegios de administrador.

3. Abra Outlook y haga clic en la franja de Power Toys en la parte superior.

outlook auto bcc

4. Haga clic en Configurar regla BCC.

outlook auto bcc myself

5. Introduzca la(s) dirección(es) de correo electrónico en Enviar automáticamente BCC a direcciones de correo electrónico:

6. En los campos junto a De, A, Asunto, Cuerpo y Nombre adjunto, seleccione operandos entre iguales, no iguales, contiene una de, no contiene ninguna de.

7. En los campos junto a los operandos, introduzca las palabras clave para la PTO poder comparar.

8. Haga clic en GUARDAR y SALIR.

Se trata de una herramienta de auto BCC fácil de usar. Es una lástima que sólo administre una regla. Con suerte, actualizaciones futuras soportarán múltiples reglas.

¿Cómo sincronizar el calendario de Outlook con ownCloud v9.0?

¿Cómo sincronizar el calendario de Outlook con ownCloud v9.0?

En marzo de 2016 se lanzó ownCloud v9.0. Algunas opiniones de la actualización del existente ownCloud v8.2.3 a ownCloud v9.0 son buenas mientras que otras son malas. De todos modos, por curiosidad, hice una prueba para comprobar si EVO Collaborator para Outlook es compatible con éste. Parece que por suerte que ECO no conectó con ownCloud v9.0. Me decepcionó un poco porque este complemento de Outlook ha estado funcionando muy bien con owncloud de v5.0 a v8.x.

Más tarde, estaba intentando encontrar alguna pista en el manual de usuario en línea de ownCloud sobre la URL del servidor que necesitamos para ingresar en los dispositivos iOS:

Las URLs se ven así:

1. URL de CalDAV: ADDRESS/remote.php/caldav/principals/username
2. URL de CardDAV: ADDRESS/remote.php/carddav/principals/username

Creo que son demasiado largas para recordarlas e introducirlas durante la configuración.

Entonces, me puse en contacto con el personal de EVO sobre esto. Dijeron que estaban trabajando en ello y que necesitaban unos días más para terminarlo. Unos días más tarde, recibí un correo electrónico de ellos diciéndome que ahora ya era compatible con ownCloud v9.0.


Fui adelante para probarlo. Esta vez, el personal de EVO me impresionó como siempre. Todo lo que necesito introducir es el nombre del host del servidor owncloud en el siguiente formato:

https://<servername_or_server_ip>/remote.php/

A diferencia del manual de usuario de ownCloud, la detección automática de EVO Collaborator para Outlook tardó sólo unos segundos en detectar todas mis URLs de CardDAV y CalDAV. Sin embargo, a diferencia de iCloud o Gmail, sólo se pueden detectar las carpetas de contactos predeterminados (libreta de direcciones), calendarios y tareas. Entonces hice algunas rondas de sincronización de ida y vuelta entre la IU web de ownCloud y Outlook. La sincronización fue sin problemas.

Todo lo que puedo decir es que EVO Collaborator para Outlook está respondiendo rápidamente a la nueva versión del servidor o servicio en el mercado asegurándose que los usuarios de Outlook 2007, 2010, 2013 y 2016 pueden sincronizarse con él mientras mejoran hacia la perfección con arreglos y actualizaciones. Merecen el mérito por sus esfuerzos y dedicación.

Configurar la cuenta de Gmail en Microsoft Outlook 2016

Configurar la cuenta de Gmail en Microsoft Outlook 2016

Aplicable a: Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Gmail, Google Calendar, Google Task

Por diversas razones, nos gusta integrar las cuentas de Gmail en Outlook en lugar de usar Gmail en los navegadores web. En este punto, utilizamos la cuenta gratuita de Gmail como un ejemplo para demostrar cómo crear una cuenta de Gmail dentro de Outlook utilizando protocolos IMAP y SMTP.   

Añadir una cuenta de Gmail

Configurar una cuenta de Gmail en Outlook puede ser tan simple como los siguientes pasos:

1. Haz clic en [Archivo] en la parte superior izquierda

2. Haz clic en [+ Añadir cuenta]

3. Haz clic en la radial de [Cuenta de email] y complete tu nombre, dirección de correo electrónico y contraseña. Luego, haz clic en [Siguiente >] en la parte inferior derecha

4. Después de 10 a 15 segundos de detección automática, tu IMAP de Gmail se configurará correctamente, haz clic en [Finalizar] para salir de la ventana [Añadir Cuenta] 

5. En el Panel de Navegación de la izquierda, verás carpetas para tu cuenta de Gmail

A diferencia de algunos servidores de correo locales que nos obligan a rellenar el nombre del host del servidor y los puertos de apoyo, Outlook es capaz de detectar automáticamente la configuración de Gmail.

Administración de carpetas suscritas

Puedes y deberías echar un vistazo a la lista de carpetas suscritas en tu cuenta de Gmail, porque no necesariamente tienes que suscribirlas todas. Por ejemplo, se puede omitir la suscripción a la carpeta [Gmail]/Todo el correo para ahorrar mucho tiempo y ancho de banda.

Optimiza la experiencia Google en Outlook

Para los usuarios de Outlook que continúan con cuentas de Gmail, sería bueno también integrar sus contactos, calendarios y tareas de Google de sus cuentas de Google en Outlook. Personalmente, recomiendo sincronizar a través de complementos de Outlook. Dado que los contactos, calendarios y tareas siempre están cambiando, la vida es más sencilla si todo está sincronizado en todos tus dispositivos.

Sorprendentemente, estamos en el año 2016 y Gmail todavía no proporciona Notificaciones de Correo Push a la cuenta de Gmail configurada en Outlook. Después de observar durante algún tiempo, la única manera para que me notifiquen de nuevos correos entrantes para IMAP es si dejo seleccionada la Bandeja de entrada de mi cuenta IMAP. 

Herramientas de sincronización en el mercado

Hay alrededor de una docena de herramientas de sincronización de Outlook en el mercado, como gSyncit, Companionlink, OggSync, Sync2, SyncMyCal y EVO Collaborator para Outlook. ¿Qué sucede si queremos una solución "todo en uno" que sincronice los contactos y tareas de Google al mismo tiempo que proporcione sincronización en tiempo real de calendario y Correo Push de Gmail a Outlook? EVO Collaborator para Outlook puede ser la única respuesta. Recomendaría a los usuarios de Gmail que utilicen Outlook como su cliente de correo de escritorio predeterminado para probar este complemento.

¿Cómo sincronizo Toodledo con Outlook?

¿Cómo sincronizo Toodledo con Outlook?

Toodledo ha sido un servicio de gestión de tareas bastante popular en los últimos años. Siendo diferente de los habituales Google Tasks, Yahoo! Tasks y iCloud Reminder, Toodledo proporciona formas multidimensionales para mantener tus tareas en diferentes áreas como Metas de la vida, Carpeta, Ubicación, GTD y subtareas. En especial, los fans de GTD encuentran Toodledo adecuado para organizar sus listas de tareas eficientemente para no olvidar o descuidar lo que se tiene que hacer.

Una tarea es capaz de existir en varias categorías al mismo tiempo a través de su interconexión con respecto a otras tareas. Está disponible si tienes tanto los servicios gratuitos como de pago de Toodledo.com.

Toodledo está disponible en la interfaz gráfica de usuario de la propia web de Toodledo, y en las aplicaciones de iPhone y Android. Incluso algunas aplicaciones de terceros son compatibles con la lectura/escritura o sólo lectura de una forma u otra. De alguna manera, las discusiones se han llevado a cabo durante bastante tiempo en unos útiles complementos de trabajo que sincronizan entre Toodledo y Outlook. 

Antes de empezar a probar todas estas recomendaciones de complementos, recibí un boletín de EVO sobre la disponibilidad en el soporte a Toodledo. Supongo que también podría empezar con esto ya que compré EVO Collaborator para Outlook hace mucho tiempo.

¿Cómo configuro EVO Collaborator para Outlook para sincronizar con Toodledo?

1. Haz clic en Configurar perfil
2. Selecciona Perfil 13 – No configurado
   
3. Haz clic en TEST
4. En la ventana de Autorización de Toodledo, introduce tu nombre de usuario y contraseña
   
5. Haz clic en Autorizar
6. Una vez completado, haz clic en la cruz arriba a la derecha
7. Una ventana de Éxito aparecerá y hemos terminado

Después de que tu cuenta de Toodledo esté debidamente configurada, necesitamos verificar si somos capaces de sincronizar tareas.

1. Crea una tarea en la interfaz gráfica de usuario de la web de Toodledo
2. Configura las propiedades de la tarea tales como carpeta, contexto, objetivo,
   ubicación, estado, prioridad y etiquetas
3. Una vez la tarea está sincronizada con Outlook, ve a Outlook y comprueba el elemento coincidente en la sección de Tareas
4. Echa un vistazo a varios símbolos en la categoría, coinciden cada una de las propiedades de la tarea que acabas de configurar en la interfaz gráfica de usuario de la web.
5. A la inversa, edita las propiedades de la tarea de prueba como el título y elementos en la categoría. Después comprueba de nuevo con tu interfaz gráfica de usuario de la web de Toodledo y mira si la sincronización se lleva a cabo.

Creo que EVO Collaborator para Outlook en esta ocasión está haciendo un trabajo decente para incorporar Toodledo a Outlook y es muy útil para aquellos que usan tanto Toodledo y Outlook.

¿Cómo sincronizar SOGo Groupware Server con Outlook?

¿Cómo sincronizar SOGo Groupware Server con Outlook?

Un escenario de un antiguo colega:

“Nuestro CIO me pidió migrar el Exchange Server de la empresa a otra solución de código abierto debido a un recorte del presupuesto de Informática. Después de evaluar diferentes soluciones como SOGo, Zimbra, Kolab y Zarafa, escogí SOGo Groupware Server. ¿Por qué? No sólo SOGo tiene un robusto software de trabajo en grupo, sino que también una integración perfecta con Thunderbird. Para el correo electrónico, los usuarios pueden conectarse a través de IMAP, con lo que no tengo mucho problema. ¿Qué hay sobre contactos y calendario? Fui a través de la Guía de Configuración de Microsoft Outlook nativo de la página web de SOGo pero parece demasiado complicado. ¿Hay alguna manera más fácil?”

Hasta donde yo sé, SOGo es compatible con CardDAV y CalDAV, así que le dije a mi antiguo colega, “¿Por qué no pruebas EVO Collaborator para Outlook?” Ellos adaptan su producto para encajar en varios servidores CardDAV/CalDAV. 

Al cabo de unos días, mi antiguo colega me dijo que EVO Collaborator para Outlook ahora es compatible con SOGo. A continuación, voy a compartir su experiencia:

“¡Nada complicado! Todo lo que hice fue introducir la URL del servidor, la dirección de correo electrónico y la contraseña del usuario. Todo lo que falta es el trabajo de auto-descubrimiento. ¡Es asombroso!” 

Él me mostró una captura de pantalla de la Configuración de perfil de ECO:

Al mirar la captura de pantalla, el servidor tiene una estructura de URL como:
https://<servername>/SOGo/dav/

Si te toca sincronizar los calendarios y contactos de SOGo con Outlook, entonces puedes darle una oportunidad. Te ahorrará un montón de tiempo para administrar configuraciones tanto en back-end del servidor como en parámetros de Outlook.

¿Sincronizar Outlook con one.com?

¿Sincronizar Outlook con one.com?

One.com es un popular proveedor de servicios en la nube en las regiones europeas. Está proporcionando un servicio en la nube decente de correo, calendarios, contactos y tareas a sus usuarios. Sin embargo, los usuarios están teniendo dificultades para sincronizar con Outlook para calendarios y tareas. La razón principal es la falta de protocolos CalDAV y CardDAV en Outlook incluso hasta el reciente Outlook 2016.

Hay una práctica herramienta de sincronización llamada EVO Collaborator para Outlook que es compatible con el servicio CalDAV de one.com. Es fácil de configurar y utilizar. Todo lo que necesitas son cinco sencillos pasos para sincronizar a tu manera.

1. Descarga e instala ECO.
2. Abre Configurar perfil(es)
3. Haz clic en Perfil #18.
4. Introduce nombre de usuario y contraseña en el área correspondiente.
5. Haz clic en, Aplicar y Salir.
6. Si necesitas sincronizar una cuenta adicional, puedes escoger cualquier puesto libre debajo del perfil #18. Simplemente copia la siguiente URL del servidor sobre la URL del Hostname en la parte superior del perfil:
   
   https://caldav.one.com/principals/

Después de algunas búsquedas en Google, one.com revela su intención de ofrecer un servicio CardDAV en el futuro pero todavía no se sabe.